Nebenkosten Prüfen

Viele Nebenkostenabrechnungen in Deutschland enthalten Fehler. Leider oft zulasten des Mieters. Wer seine Abrechnung aber versteht und prüft, kann überhöhte Kosten vermeiden.

Was sind Nebenkosten?

Im Alltag sprechen wir von „Nebenkosten", juristisch korrekt heißt es Betriebskosten. Gemeint sind die laufenden Kosten, die dem Vermieter durch das Eigentum am Gebäude und dessen Betrieb regelmäßig entstehen und die er per Mietvertrag an dich als Mieter weitergeben darf.

Anders als die Miete werden Nebenkosten meist nur als Vorauszahlung geleistet, die regelmäßig mit den tatsächlich angefallenen Kosten abgerechnet wird – mit der Nebenkostenabrechnung. Hast du zu viel gezahlt, bekommst du Geld zurück; sind höhere Kosten angefallen, musst du nachzahlen.

Erstellt wird die Abrechnung von deinem Vermieter oder der beauftragten Hausverwaltung. Sie muss dir spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung?

Es kann zwischen zwei Arten Fehlern unterschieden werden. Sogenannte formelle Fehler und inhaltliche Fehler.
Eine einfache Faustregel hilft beim Einordnen:

Das verstehe ich nicht -> formelle Fehler
Das ist nicht korrekt -> inhaltliche Fehler

Formelle Fehler

Eine Nebenkostenabrechnung muss so geschrieben sein, dass du sie nachvollziehen und nachrechnen kannst. Ist dies nicht der Fall, spricht man von einem formellen Fehler. Der Fehler liegt also nicht zwingend in den Zahlen selbst, sondern darin, dass dir die Grundlage fehlt, um sie zu prüfen.

Eine formell korrekte Abrechnung muss mindestens enthalten:

• den Abrechnungszeitraum
• die einzelnen Kostenarten
• den Verteilerschlüssel (wie die Gesamtkosten aufgeteilt werden)
• die Gesamtkosten der jeweiligen Position
• die Berechnung deines Anteils
• den Abzug deiner geleisteten Vorauszahlungen

Inhaltliche Fehler

Ein inhaltlicher Fehler betrifft dagegen die sachliche Richtigkeit: Die Form stimmt, die Abrechnung ist nachvollziehbar – aber der Inhalt ist falsch. Typische Beispiele sind:

• Rechenfehler
• nicht umlagefähige Kosten
• falsche Kostenverteilung (zwischen dir und anderen Mietern)
• doppelte oder überhöhte Kosten

Welche Rechte habe ich bei Fehlern?

Grundsätzlich hast das Recht, die zugrunde liegenden Belege einzusehen – also Rechnungen, Verträge und Abrechnungen des Versorgers. Ohne Belegeinsicht lässt sich eine Abrechnung kaum seriös prüfen.

Bei formalen Fehlern gilt eine Abrechnung rechtlich in der Regel als nicht wirksam erteilt – ungefähr so, als wäre sie nicht zugestellt worden. Die Zahlung einer Nachforderung kann dann gekürzt oder verweigert werden, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt. Aber Achtung: Die Abgrenzung zwischen formalem und inhaltlichem Fehler ist im Einzelfall oft schwierig. Um nicht in Zahlungsverzug zu geraten, kann es sinnvoll sein, bis zur Klärung unter Vorbehalt zu zahlen.

Bei inhaltlichen Fehlern hast du Anspruch auf Korrektur der Abrechnung. Anders als beim formalen Fehler darfst du die Zahlung in der Regel nicht einfach bis zur Klärung verweigern – die Abrechnung ist ja grundsätzlich wirksam. Auch hier ist die Zahlung unter Vorbehalt der pragmatische Weg: Du zahlst, behältst dir aber ausdrücklich vor, zu viel Gezahltes zurückzufordern.

Welche Kosten sind erlaubt?

Damit der Vermieter überhaupt Nebenkosten verlangen darf, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Häufig wird dort auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen, zum Beispiel: „Der Mieter trägt die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung."

Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 insgesamt 16 konkrete umlagefähige Kostenarten auf sowie eine Kategorie „sonstige Betriebskosten". Diese „sonstigen Betriebskosten" sind jedoch nicht frei wählbar. Zum einen müssen sie konkret und einzeln im Mietvertrag benannt sein, zum anderen muss es sich um echte Betriebskosten handeln, also um laufende Kosten des Betriebs. Instandhaltungs- und Verwaltungskosten sind beispielsweise ausdrücklich ausgeschlossen.

Grundsteuer (§ 2 Nr. 1 BetrKV)
Die Grundsteuer ist eine von der Gemeinde auf das Grundstück erhobene Steuer.

Sach- und Haftpflichtversicherung (§ 2 Nr. 13 BetrKV)
Versicherungen, die das Gebäude selbst sowie Haftpflichtrisiken des Eigentümers absichern.

Heizung & Warmwasser (§ 2 Nr. 4 und Nr. 5 BetrKV)
Heiz- und Warmwasserkosten gehören zu den größten Posten in einer Nebenkostenabrechnung.

Wasser & Abwasser (§ 2 Nr. 2 und Nr. 3 BetrKV)
Kosten für Frischwasser (Bezug und Bereitstellung) sowie die Abwassergebühren der Gemeinde.

Hausmeister (§ 2 Nr. 14 BetrKV)
Hausmeisterkosten umfassen Lohn, Lohnnebenkosten und ggf. eine Dienstwohnung des Hausmeisters, soweit er Tätigkeiten ausführt, die zu den umlagefähigen Betriebskosten zählen. Verwaltungs- oder Instandhaltungsarbeiten dürfen grundsätzlich nicht umgelegt werden und müssen herausgerechnet werden.

Beleuchtung (§ 2 Nr. 11 BetrKV)
Stromkosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Flächen wie Treppenhäuser, Keller, Tiefgaragen, Außenanlagen und Eingangsbereiche.

Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 9 BetrKV)
Kosten für die regelmäßige Reinigung des Treppenhauses, der Gemeinschaftsräume und weiterer gemeinschaftlich genutzter Flächen.

Gartenpflege (§ 2 Nr. 10 BetrKV)
Laufende Kosten für die Pflege von Grünflächen, Wegen und Außenanlagen des Grundstücks.

Aufzug (§ 2 Nr. 7 BetrKV)
Betriebskosten eines Aufzugs.

Antennenanlage/Kabelanschluss (§ 2 Nr. 15 BetrKV)
Kosten für den Betrieb einer gemeinschaftlichen Antennenanlage oder eines Kabelanschlusses im Gebäude.

Müllbeseitigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV)
Gebühren für die Abfuhr und Entsorgung von Haushaltsabfällen.

Straßenreinigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV)
Gebühren für die Reinigung der anliegenden Straßen und Gehwege sowie ggf. Kosten für den Winterdienst.

Schornsteinreinigung (§ 2 Nr. 12 BetrKV)
Kosten für Reinigungs- und Überprüfungsarbeiten durch den Bezirksschornsteinfeger.

Wäschepflege (§ 2 Nr. 16 BetrKV)
Kosten für den Betrieb einer gemeinschaftlichen Waschküche.

Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV)
Umlagefähige Betriebskosten, die keiner der ausdrücklich aufgeführten Kategorien der Betriebskostenverordnung zuzuordnen sind. Beispielsweise Kosten für die Wartung von Rauchmeldern, eine Sauna oder spezielle Sicherheitsanlagen. Grundsätzlich müssen solche Kosten im Mietvertrag konkret benannt sein, um abgerechnet werden zu können.

Faustregel: Reparieren und Verwalten ist Sache des Vermieters – nutzen und betreiben zahlt der Mieter.

Kostenverteilung

Wird ein Gebäude von mehreren Mietern bewohnt, müssen gemeinschaftliche Kosten zwischen ihnen verteilt werden. Diese Verteilung wird durch den sogenannten Verteilerschlüssel beschrieben.

Der gesetzliche Standard ist die Verteilung nach Wohnfläche (Quadratmeter). Bei entsprechender Vereinbarung im Mietvertrag sind aber auch andere Schlüssel möglich, etwa nach Personenzahl oder Wohneinheiten.

Gerade, wenn ein Verteilerschlüssel nicht im Mietvertrag vereinbart ist, solltest du prüfen, ob er dich womöglich benachteiligt. Beispielsweise, wenn du eine kleinere Wohnung als andere Mieter hast, aber Kosten nach Wohneinheit, also je Wohnung, verteilt werden.

Für manche Kostenarten gibt es auch feste gesetzliche Vorgaben. Das wichtigste Beispiel ist die Heizkostenverordnung: Heiz- und Warmwasserkosten müssen in der Regel 50–70 % nach Verbrauch und der Rest nach Wohnfläche verteilt werden.

Wirtschaftlichkeitsgebot

Der Vermieter ist verpflichtet, beim Betrieb des Gebäudes auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten – das nennt man Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 BGB). Er darf also keine unnötig teuren Dienstleister beauftragen und die Kosten dann einfach durchreichen. Ob deine Kosten im Rahmen liegen, kannst du am Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes abschätzen.

Abrechnungszeitraum und Fristen

Es gelten drei Zwölf-Monats-Regeln:

Der Abrechnungszeitraum darf maximal zwölf Monate umfassen. Üblich ist das Kalenderjahr.

Die Abrechnungsfrist beträgt ebenfalls zwölf Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums. Nach dieser First dürfen in der Regel keine weiteren Nachforderungen gestellt werden. Korrekturen zugunsten des Mieters sind weiterhin Möglich.Es gibt eine Ausnahme: Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten (z. B. weil ein Versorger viel zu spät abgerechnet hat), kann die Nachforderung im Einzelfall doch noch durchsetzbar sein.

Und auch für Einwendungen gegen die Abrechnung musst du dem Vermieter spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Wer Fehler findet, sollte sie also nicht zu lange liegen lassen.