Muss der Vermieter Rechnungen von Subunternehmern bei der Nebenkostenabrechnung offenlegen?
Worum geht es?
Viele Vermieter beauftragen Dienstleister mit Arbeiten wie der Hausreinigung. Häufig setzen diese Dienstleister wiederum Subunternehmer ein. Für Mieter stellt sich dann die Frage: Wie weit reicht mein Recht auf Belegeinsicht? Muss der Vermieter auch die Rechnungen der Subunternehmer vorlegen?
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in seinem Urteil vom 27.10.2021 (Az. VIII ZR 102/21) klargestellt, wann Mieter Einsicht in Subunternehmer-Rechnungen verlangen können – und wann nicht.
Der Fall
Mieter einer Wohnung in Dresden wollten die Position „Hausreinigung" in ihrer Betriebskostenabrechnung prüfen. Die Vermieterin hatte ihre Schwestergesellschaft (ein Konzernunternehmen) mit der Hausreinigung beauftragt. Diese Schwestergesellschaft setzte wiederum Subunternehmer ein.
Die Vermieterin legte den Mietern folgende Unterlagen vor:
- Den Geschäftsbesorgungsvertrag mit der Schwestergesellschaft
- Die Rechnungen der Schwestergesellschaft
- Tätigkeitsnachweise und Leistungsverzeichnisse
Die Mieter wollten aber zusätzlich Einsicht in die Rechnungen und Verträge zwischen der Schwestergesellschaft und deren Subunternehmern. Sie argumentierten, dass sie nur so prüfen könnten, ob die Kosten angemessen seien – insbesondere wegen der Konzernverflechtung.
Die Entscheidung des BGH
Der BGH unterschied zwischen zwei Zeiträumen, weil sich die Vergütungsregelung zwischen Vermieterin und Schwestergesellschaft im Laufe der Zeit geändert hatte:
Zeitraum mit fester Vergütungsvereinbarung (ab Januar 2017)
Ab Januar 2017 war zwischen der Vermieterin und der Schwestergesellschaft eine konkrete Vergütung nach Preisliste vereinbart (Preis je Mieteinheit für verschiedene Reinigungsleistungen).
Ergebnis: Kein Einsichtsrecht in die Subunternehmer-Rechnungen. Die Mieter können die Abrechnung allein anhand der Vereinbarung zwischen Vermieterin und Schwestergesellschaft überprüfen.
Zeitraum mit reiner Kostenerstattung (Oktober bis Dezember 2016)
Für diesen Zeitraum war lediglich vereinbart, dass die Vermieterin der Schwestergesellschaft die „entstandenen Kosten" erstattet – also keine feste Vergütung, kein Gewinnaufschlag.
Ergebnis: Die Mieter haben ein Recht auf Einsicht in die Rechnungen der Subunternehmer. Denn nur so können sie prüfen, ob tatsächlich nur die entstandenen Kosten auf sie umgelegt wurden.
Die wichtigsten Grundsätze aus dem Urteil
1. Einsichtsrecht bei fester Vergütung
Wenn der Vermieter mit einem Dienstleister eine bestimmte Vergütung vereinbart hat, beschränkt sich das Einsichtsrecht des Mieters auf die Unterlagen aus diesem Vertragsverhältnis. Was der Dienstleister seinerseits an Subunternehmer zahlt, ist für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung nicht relevant.
2. Einsichtsrecht bei Kostenerstattung
Hat der Vermieter mit dem Dienstleister keine eigene Vergütung vereinbart, sondern nur die Erstattung tatsächlich angefallener Kosten, dann erstreckt sich das Einsichtsrecht auch auf Rechnungen der Subunternehmer. Denn der Vermieter darf in diesem Fall auch nur die tatsächlich entstandenen Kosten umlegen.
3. Konzernverflechtung ändert nichts
Der BGH stellte klar: Auch wenn der Dienstleister eine Schwestergesellschaft des Vermieters im selben Konzern ist, gelten dieselben Regeln. Schwestergesellschaften sind rechtlich eigenständige Unternehmen. Ihre Gewinne werden dem Vermieter nicht zugerechnet.
4. Wirtschaftlichkeitsgebot und Gewinnmarge
Mieter haben keinen Anspruch auf Einsicht in Subunternehmer-Unterlagen, um die Gewinnmarge des beauftragten Unternehmens zu überprüfen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot verlangt lediglich, dass die umgelegten Kosten marktüblich sind. Ob der Dienstleister dabei einen hohen Gewinn erzielt, ist unerheblich – solange der Preis am Markt üblich ist.
5. Prüfung der Marktüblichkeit durch den Mieter
Um zu prüfen, ob das Wirtschaftlichkeitsgebot eingehalten wurde, können Mieter die abgerechneten Kosten mit Angeboten anderer Anbieter vergleichen. Dafür brauchen sie keine Kenntnis der internen Kalkulation des beauftragten Unternehmens.
Was bedeutet das für die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung?
Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen und feststellen, dass der Vermieter einen Dienstleister (z. B. für Hausreinigung, Gartenpflege oder Winterdienst) beauftragt hat, der seinerseits Subunternehmer einsetzt, gilt:
- Sie können immer Einsicht verlangen in den Vertrag zwischen Vermieter und Dienstleister sowie in die Rechnungen des Dienstleisters an den Vermieter.
- Einsicht in Subunternehmer-Rechnungen können Sie nur dann verlangen, wenn zwischen Vermieter und Dienstleister keine feste Vergütung, sondern nur eine Kostenerstattung vereinbart ist.
- Die Konzernzugehörigkeit des Dienstleisters zum Vermieter gibt Ihnen kein erweitertes Einsichtsrecht.
- Die Marktüblichkeit der Kosten können Sie selbst prüfen, indem Sie Vergleichsangebote einholen.
Praxistipp
Achten Sie bei der Belegeinsicht darauf, welche Art der Vergütung zwischen Ihrem Vermieter und dem beauftragten Unternehmen vereinbart ist. Steht im Vertrag eine feste Vergütung (z. B. ein Preis pro Reinigung oder pro Wohneinheit), sind die Unterlagen der Subunternehmer für Ihre Prüfung grundsätzlich nicht relevant. Steht dort jedoch nur „Erstattung der entstandenen Kosten", haben Sie ein berechtigtes Interesse daran, auch die Rechnungen der Subunternehmer einzusehen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Habe ich als Mieter ein Recht auf Einsicht in Rechnungen von Subunternehmern bei der Nebenkostenabrechnung?
Nur wenn zwischen Ihrem Vermieter und dem beauftragten Dienstleister keine feste Vergütung, sondern lediglich eine Kostenerstattung vereinbart ist. In diesem Fall müssen Sie nachvollziehen können, ob tatsächlich nur die entstandenen Kosten umgelegt wurden. Bei einer festen Vergütungsvereinbarung genügt die Einsicht in die Unterlagen zwischen Vermieter und Dienstleister.
Darf mein Vermieter ein Konzernunternehmen mit der Hausreinigung beauftragen und die Kosten umlegen?
Ja, der Vermieter darf auch eine Schwestergesellschaft beauftragen. Entscheidend ist allein, dass die abgerechnete Vergütung marktüblich ist. Dass das beauftragte Unternehmen zum selben Konzern gehört, gibt Mietern kein erweitertes Prüfungsrecht und verbietet auch nicht eine Gewinnerzielung des Dienstleisters.
Wie kann ich als Mieter prüfen, ob die Hausreinigungskosten in der Nebenkostenabrechnung zu hoch sind?
Sie können die abgerechneten Kosten mit den Preisen anderer Anbieter für vergleichbare Hausreinigungsleistungen vergleichen. Dafür reichen die Informationen über Art und Umfang der Leistungen sowie die Häufigkeit der Reinigung aus, die Sie aus den Unterlagen Ihres Vermieters erhalten.
Was bedeutet das Wirtschaftlichkeitsgebot bei Betriebskosten?
Das Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet den Vermieter, bei der Vergabe von Dienstleistungen auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten. Die umgelegten Kosten müssen marktüblichen Preisen standhalten. Es kommt aber nicht darauf an, wie hoch der Gewinn des beauftragten Unternehmens ist, solange der Gesamtpreis marktüblich bleibt.
Welche Unterlagen muss der Vermieter mir bei der Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung vorlegen?
Der Vermieter muss Ihnen alle Unterlagen vorlegen, die zur sachgerechten Überprüfung der Abrechnung erforderlich sind. Das umfasst in der Regel den Vertrag mit dem Dienstleister, dessen Rechnungen, Leistungsverzeichnisse und Tätigkeitsnachweise. Ein besonderes Interesse müssen Sie nicht darlegen.