Welche Belege muss der Vermieter bei Hausmeisterkosten vorlegen?
Hausmeisterkosten sind ein häufiger Posten in der Nebenkostenabrechnung. Doch was passiert, wenn der Vermieter die Hausmeisterleistungen nicht selbst organisiert, sondern eine Firma beauftragt – und diese wiederum Subunternehmer einsetzt? Welche Belege dürfen Mieter dann einsehen? Der Bundesgerichtshof (BGH) hat mit seinem Urteil vom 27.10.2021 (Az. VIII ZR 114/21) hierzu wichtige Grundsätze aufgestellt.
Worum ging es in dem Fall?
Mieter einer Wohnung in Dresden erhielten eine Betriebskostenabrechnung, in der anteilige Hausmeisterkosten von 113,59 € ausgewiesen waren. Die Vermieterin hatte ihre Schwestergesellschaft (eine Immobilienservice GmbH aus demselben Konzern) mit den Hausmeisterleistungen beauftragt. Diese Schwestergesellschaft vergab die Arbeiten wiederum an Subunternehmer.
Die Besonderheit: Im Vertrag zwischen der Vermieterin und der Schwestergesellschaft war keine eigene Vergütung vereinbart. Die Schwestergesellschaft sollte nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet bekommen – ohne Gewinnaufschlag.
Die Mieter verlangten Einsicht in die Unterlagen aus dem Verhältnis zwischen der Schwestergesellschaft und deren Subunternehmern. Die Vermieterin legte nur den Geschäftsbesorgungsvertrag, Tätigkeitsnachweise und pauschale Monatsrechnungen der Schwestergesellschaft vor.
Was hat der BGH entschieden?
Einsicht in Subunternehmer-Rechnungen: Ja – bei reiner Kostenerstattung
Der BGH entschied, dass Mieter in diesem Fall zusätzlich Einsicht in folgende Unterlagen verlangen können:
- Die Verträge zwischen der Schwestergesellschaft und ihren Subunternehmern
- Die Rechnungen der Subunternehmer an die Schwestergesellschaft
Grund: Da nur eine Kostenerstattung ohne eigene Vergütung vereinbart war, darf die Vermieterin auch nur die tatsächlich entstandenen Kosten auf die Mieter umlegen. Ob das wirklich so ist, können Mieter nur prüfen, wenn sie die Rechnungen der Subunternehmer kennen.
Kein Anspruch auf detaillierte Leistungsaufstellungen mit Einzelpreisen
Das Berufungsgericht hatte den Mietern auch ein Recht auf Einsicht in eine „Aufstellung konkreter Leistungen mit dazugehörigen Einzelpreisen" zugesprochen. Das ging dem BGH zu weit. Die Rechnungen der Subunternehmer reichen aus – eine zusätzliche aufgeschlüsselte Leistungsaufstellung ist nicht erforderlich.
Wirtschaftlichkeitsgebot: Vergleich mit Marktpreisen genügt
Wichtig für alle Mieter: Um zu prüfen, ob die Hausmeisterkosten angemessen sind, müssen Sie die abgerechneten Kosten mit marktüblichen Preisen vergleichen. Dafür können Sie Vergleichsangebote von anderen Hauswartdienstleistern einholen.
Der BGH stellt klar: Sie haben keinen Anspruch auf Einsicht in Unterlagen, nur um die Gewinnmarge eines beauftragten Unternehmens zu kontrollieren. Auch wenn der Dienstleister eine Schwestergesellschaft des Vermieters ist, ändert sich daran nichts. Entscheidend ist allein, ob die umgelegten Kosten im Ergebnis marktüblich sind.
Konzerngesellschaften sind keine „Eigenbelege"
Der BGH betonte: Auch wenn Vermieterin und Dienstleisterin zum selben Konzern gehören, sind sie rechtlich eigenständige Unternehmen. Die Rechnungen der Schwestergesellschaft gelten daher nicht als bloße Eigenbelege der Vermieterin.
Was bedeutet das für Ihre Nebenkostenabrechnung?
Für die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung ergeben sich folgende Anhaltspunkte:
| Situation | Belegeinsicht |
|---|---|
| Vermieter beauftragt Firma mit fester Vergütung | Einsicht in Vertrag und Rechnungen zwischen Vermieter und Firma |
| Vermieter vereinbart nur Kostenerstattung (kein Gewinn) | Zusätzlich Einsicht in Verträge und Rechnungen der Subunternehmer |
| Prüfung der Gewinnmarge des Dienstleisters | Kein Einsichtsrecht – Vergleich mit Marktpreisen ist zumutbar |
Wann sollten Sie genauer hinschauen?
- Wenn die Rechnungen des Dienstleisters nur pauschale Angaben wie „Hausmeister allgemein" enthalten
- Wenn der Dienstleister eine Konzerngesellschaft des Vermieters ist und nur Kosten erstattet bekommt
- Wenn die abgerechneten Hausmeisterkosten deutlich über dem Marktpreis liegen
Praktische Tipps für Mieter
- Belegeinsicht verlangen: Sie benötigen kein besonderes Interesse. Das allgemeine Kontrollinteresse genügt.
- Vertragsgestaltung beachten: Fragen Sie nach, ob zwischen Vermieter und Dienstleister eine feste Vergütung oder nur eine Kostenerstattung vereinbart ist.
- Bei Kostenerstattung: Verlangen Sie Einsicht auch in die Rechnungen der Subunternehmer.
- Marktvergleich durchführen: Holen Sie auf Grundlage der Tätigkeitsnachweise ein Vergleichsangebot ein, um die Marktüblichkeit zu prüfen.
- Einwendungsfrist beachten: Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erhoben werden.
Zusammenfassung
Der BGH hat klargestellt, dass das Belegeinsichtsrecht bei Hausmeisterkosten über die unmittelbaren Vertragsunterlagen des Vermieters hinausgehen kann – aber nur in bestimmten Fällen. Der entscheidende Faktor ist die Art der Vergütungsvereinbarung: Bei einer reinen Kostenerstattung ohne Vergütungsanteil erstreckt sich das Einsichtsrecht auch auf die Rechnungen der Subunternehmer. Für die Prüfung des Wirtschaftlichkeitsgebots bleibt es hingegen beim Vergleich mit Marktpreisen – ein Recht auf Einsicht in die Gewinnmarge des Dienstleisters besteht nicht.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Habe ich als Mieter ein Recht auf Belegeinsicht bei Hausmeisterkosten?
Ja. Sie können jederzeit Einsicht in die Abrechnungsunterlagen verlangen, um die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Ein besonderes Interesse müssen Sie dafür nicht darlegen – das allgemeine Kontrollinteresse reicht aus.
Wann kann ich auch Rechnungen von Subunternehmern einsehen?
Wenn zwischen Ihrem Vermieter und dem beauftragten Unternehmen keine eigene Vergütung, sondern nur eine reine Kostenerstattung vereinbart ist. Dann darf der Vermieter nur die tatsächlich entstandenen Kosten umlegen, und Sie können zur Überprüfung auch die Subunternehmer-Rechnungen einsehen.
Kann ich die Gewinnmarge einer vom Vermieter beauftragten Firma kontrollieren?
Nein. Der BGH hat entschieden, dass Sie keinen Anspruch auf Einsicht in Unterlagen haben, die nur der Kontrolle der Gewinnmarge dienen. Auch bei Konzerngesellschaften gilt: Entscheidend ist, ob die umgelegten Kosten marktüblich sind – nicht, wie hoch der Gewinn des Dienstleisters ausfällt.
Wie prüfe ich, ob die Hausmeisterkosten angemessen sind?
Laut BGH können Sie die abgerechneten Kosten mit Angeboten anderer Hauswartdienstleister vergleichen. Auf Grundlage der Tätigkeitsnachweise und der örtlichen Gegebenheiten können Sie ein Vergleichsangebot einholen.
Muss der Vermieter mir detaillierte Leistungsaufstellungen mit Einzelpreisen vorlegen?
Nein. Der BGH hat entschieden, dass eine Aufstellung konkreter Leistungen mit dazugehörigen Einzelpreisen nicht erforderlich ist. Es genügt die Einsicht in Verträge und Rechnungen.