Sind die Verwaltungskosten in meiner Nebenkostenabrechnung zu hoch?

Verwaltungskosten tauchen in vielen Nebenkostenabrechnungen auf – besonders bei Gewerbemietverhältnissen. Doch was können Mieter tun, wenn sie den Eindruck haben, dass diese Kosten überhöht sind? Der Bundesgerichtshof hat in seinem Urteil vom 17.12.2014 (Az. XII ZR 170/13) klargestellt, welche Anforderungen an Mieter gestellt werden, die Verwaltungskosten als unwirtschaftlich beanstanden wollen.

Worum ging es in dem Fall?

Eine Mieterin eines Getränkeshops in einem SB-Markt sollte laut Nebenkostenabrechnung jährlich rund 1.300 Euro brutto für Verwaltungskosten zahlen. Die Mieterin hielt diese Kosten für überhöht und verwies auf andere Objekte, die sie selbst angemietet hatte und bei denen niedrigere Verwaltungskosten anfielen.

Was hat der BGH entschieden?

Der BGH hat die Klage der Vermieterin auf Nachzahlung der Verwaltungskosten bestätigt. Die Mieterin konnte nicht ausreichend darlegen, dass die Verwaltungskosten gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen.

Wichtige Grundsätze aus dem Urteil:

1. Verwaltungskosten sind grundsätzlich umlagefähig, wenn dies vertraglich vereinbart ist (bei Gewerberaummietverträgen).

2. Das Wirtschaftlichkeitsgebot gilt auch bei Gewerberaum: Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die erforderlich und angemessen sind. Das folgt aus § 242 BGB (Treu und Glauben).

3. Der Mieter trägt die Darlegungs- und Beweislast: Wer behauptet, der Vermieter habe gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen, muss dies darlegen und beweisen. Der Vermieter muss lediglich nachweisen, dass die Kosten tatsächlich angefallen und von der vertraglichen Vereinbarung gedeckt sind.

4. Den Vermieter trifft keine sekundäre Darlegungslast: Der Vermieter muss nicht von sich aus einen Preisvergleich vorlegen oder die Pauschale auf einzelne Tätigkeiten aufschlüsseln.

5. Pauschales Bestreiten reicht nicht aus: Es genügt nicht, die Kosten einfach als „zu hoch" zu bezeichnen. Der Mieter muss konkret darlegen, dass gleichwertige Leistungen in der Region deutlich günstiger zu haben gewesen wären.

6. Vergleichsobjekte müssen wirklich vergleichbar sein: Die Mieterin hatte zwar auf andere Objekte verwiesen, konnte aber nicht zeigen, dass dort die gleichen Verwaltungsleistungen erbracht wurden oder die Objekte nach Größe und Region vergleichbar waren.

Was bedeutet das für Mieter bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung?

Wer Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung beanstanden möchte, muss mehr tun als nur zu sagen „das ist zu teuer". Konkret sollten Mieter folgende Punkte beachten:

• Belegeinsicht nehmen: Mieter haben das Recht, die Abrechnungsunterlagen einzusehen und sich so über die konkreten Kosten zu informieren.
• Vergleichbare Angebote einholen: Wer die Kosten anfechten möchte, sollte Vergleichsangebote für vergleichbare Leistungen, vergleichbare Objekte und aus der gleichen Region vorlegen können.
• Auf Vergleichbarkeit achten: Andere Objekte taugen nur als Vergleich, wenn Umfang der Verwaltung, Größe des Objekts und regionale Lage vergleichbar sind.
• Ermessensspielraum des Vermieters beachten: Nicht jede kleine Abweichung vom günstigsten Angebot ist ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Dem Vermieter steht ein Ermessensspielraum zu.

Zusammenfassung

Das BGH-Urteil macht deutlich: Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung können grundsätzlich beanstandet werden, wenn sie unwirtschaftlich sind. Allerdings liegt die Beweislast beim Mieter. Wer erfolgreich gegen überhöhte Verwaltungskosten vorgehen will, braucht konkrete und vergleichbare Zahlen aus der gleichen Region für gleichwertige Leistungen.