Muss der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung alle Rechenschritte offenlegen?

Das Wichtigste in Kürze

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 20. Januar 2016 (Az. VIII ZR 93/15) seine bisherige Rechtsprechung geändert und die formellen Anforderungen an Nebenkostenabrechnungen deutlich gelockert. Vermieter müssen in der Abrechnung keine internen Zwischenrechenschritte mehr darstellen. Es reicht aus, wenn bei jeder Kostenart der Betrag angegeben wird, der auf die Mieter der jeweiligen Abrechnungseinheit (z. B. eines Gebäudes) umgelegt wird – auch wenn dieser Betrag zuvor aus einer größeren Gesamtsumme herausgerechnet wurde.

Worum ging es in dem Fall?

Eine Vermieterin besaß eine Wohnanlage aus mehreren Gebäuden in Bochum. Die gesamte Anlage verfügte über einen gemeinsamen Müllplatz und zentrale Heizstationen mit Warmwasseraufbereitung. Für die Positionen Wasser, Abwasser und Müllabfuhr fielen die Kosten also zunächst für die gesamte Anlage an.

Die Vermieterin rechnete gegenüber den Mietern aber gebäudeweise ab. Sie verteilte die Gesamtkosten der Anlage zunächst nach Wohnfläche auf die einzelnen Gebäude und gab in der Abrechnung dann nur den auf das jeweilige Gebäude entfallenden Anteil als „Gesamtkosten" an. Der Zwischenschritt – also die Berechnung von der gesamten Wohnanlage zum einzelnen Gebäude – war aus der Abrechnung nicht ersichtlich.

Die Mieter verweigerten eine Nachzahlung von rund 898 Euro und argumentierten, die Abrechnung sei formell unwirksam, weil die tatsächlichen Gesamtkosten der Anlage und der angewandte Verteilungsschlüssel nicht erkennbar seien.

Wie entschied der BGH?

Der BGH gab der Vermieterin Recht und änderte seine bisherige Rechtsprechung. Das Gericht entschied:

Für die formelle Wirksamkeit einer Nebenkostenabrechnung genügt es, wenn als „Gesamtkosten" bei der jeweiligen Betriebskostenart die Summe angegeben ist, die der Vermieter auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt.

Die wesentlichen Grundsätze des Urteils:

1. Keine Pflicht zur Offenlegung von Zwischenrechenschritten: Wenn der Vermieter Kosten von einer größeren Einheit (z. B. der gesamten Wohnanlage) auf eine kleinere Einheit (z. B. ein einzelnes Gebäude) herunterrechnet, muss er diesen Schritt in der Abrechnung nicht darstellen.

2. Bereinigte Kosten reichen aus: Es genügt, wenn in der Abrechnung nur die „bereinigten" Kosten stehen – also die Summe, die tatsächlich auf die Mieter umgelegt wird.

3. Fehler sind materielle Fehler: Ob der Vermieter die umgelegten Gesamtkosten richtig berechnet hat, ist nur eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit (materieller Fehler) – nicht der formellen Wirksamkeit. Die Abrechnung bleibt also formal gültig, auch wenn die Berechnung fehlerhaft sein sollte.

4. Belegeinsicht als Kontrollmittel: Mieter können die Richtigkeit der angesetzten Kosten durch Einsicht in die Belege überprüfen. Dieses Recht besteht unabhängig davon, was in der Abrechnung steht.

Was bedeutet das für Mieter bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung?

Formelle Prüfung wird schwieriger

Früher konnten Mieter eine Abrechnung als formell unwirksam zurückweisen, wenn Zwischenschritte bei der Kostenverteilung fehlten. Das ist nach diesem Urteil nicht mehr möglich. Die Abrechnung ist formal in Ordnung, solange sie folgende Mindestangaben enthält:

• Die Gesamtkosten pro Kostenart (bezogen auf die Abrechnungseinheit)
• Den verwendeten Verteilerschlüssel
• Die Berechnung des eigenen Anteils
• Den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Inhaltliche Prüfung bleibt wichtig

Auch wenn die Abrechnung formal gültig ist, kann sie inhaltlich falsch sein. Gerade wenn Kosten von einer größeren Wohnanlage auf einzelne Gebäude verteilt werden, können Fehler passieren. Mieter sollten daher:

• Belegeinsicht verlangen: Sie haben das Recht, alle zugrunde liegenden Rechnungen, Gebührenbescheide und Berechnungen einzusehen.
• Den Verteilerschlüssel hinterfragen: Wurde die Vorverteilung auf die Gebäude nach einem nachvollziehbaren und korrekten Schlüssel vorgenommen?
• Die Gesamtkosten auf Plausibilität prüfen: Erscheinen die angegebenen Beträge für das eigene Gebäude realistisch?

Abrechnungsfrist bleibt gewahrt

Ein wichtiger Aspekt: Durch die Absenkung der formellen Anforderungen wird es für Vermieter leichter, die Abrechnungsfrist von 12 Monaten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB) einzuhalten. Denn auch eine Abrechnung mit „bereinigten" Gesamtkosten wahrt diese Frist. Vermieter verlieren ihren Nachzahlungsanspruch also nicht allein deshalb, weil sie keine Zwischenrechenschritte dargestellt haben.

Typische Fälle, in denen dieses Urteil relevant wird

• Große Wohnanlagen mit mehreren Gebäuden: Kosten für Wasser, Abwasser oder Müll fallen für die gesamte Anlage an und werden auf die Gebäude vorverteilt.
• Hausmeisterkosten mit nicht umlagefähigen Anteilen: Der Hausmeister erledigt auch Verwaltungsaufgaben – der Vermieter zieht diesen Anteil ab und gibt nur den umlagefähigen Rest an.
• Vorwegabzug für Gewerbeeinheiten: Im Haus gibt es gewerblich genutzte Flächen, für die ein Vorwegabzug vorgenommen wird.

In all diesen Fällen muss der Vermieter den Abzug oder die Vorverteilung in der Abrechnung nicht erläutern, damit diese formal wirksam ist.

Fazit

Das BGH-Urteil VIII ZR 93/15 stärkt die Position der Vermieter bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen. Für Mieter bedeutet es, dass sie eine Abrechnung nicht mehr allein wegen fehlender Zwischenrechenschritte als unwirksam zurückweisen können. Die inhaltliche Kontrolle – insbesondere über die Belegeinsicht – gewinnt damit noch stärker an Bedeutung. Wer Zweifel an den angesetzten Kosten hat, sollte sein Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen nutzen.